Su manual de Outlook durante el trabajo desde casa | Covid-19

Desde la programación de reuniones hasta el envío de informes, Microsoft Outlook es el centro de la comunicación y la actividad profesional. Si bien la mayoría de nosotros confiamos en nuestro soporte de TI para resolver la mayoría de los problemas cotidianos en Outlook, la pandemia se ha llevado ese lujo.

Tiempos como estos, puede ser muy útil para aprender a manejar el tiempo de inactividad de Outlook y ser autosuficiente para exportar, configurar o transferir datos de Outlook. También con un poco de ajuste y organización, puede abrirse paso a través de su rutina de trabajo de Outlook y aumentar su productividad.

Esta entrada de blog está diseñada para ser un manual para cualquier usuario de Outlook. Encuentre respuestas para corregir diferentes errores de Outlook fácilmente, realice copias de seguridad y migre el perfil de Outlook de forma segura y personalice Outlook de manera eficiente.

1) Corregir errores comunes de Outlook

¿Outlook no se abre? ¿No se pueden enviar o recibir correos electrónicos? Desafíos como corregir diferentes errores de Microsoft Outlook sin ayuda de expertos, encontrar el correo electrónico correcto en el momento adecuado, coordinar y comunicarse con su equipo mientras trabaja desde casa pueden ser desafiantes y problemáticos. Haga clic arriba para comenzar a corregir errores de Outlook y enviar / recibir correos electrónicos sin ningún tipo de molestia.

2) Mover o copia de seguridad de Outlook

La transición al trabajo desde casa es exigente. Requiere mover los datos de Outlook a otra cuenta de correo electrónico o versión de Outlook. A veces tendrá que migrar completamente su perfil de Outlook a un nuevo equipo al cambiar la estación de trabajo. Algunos de ustedes incluso querrían archivar o hacer copias de seguridad de los datos de Outlook debido a la escasez de almacenamiento.

Haga clic arriba para obtener información sobre cómo exportar, importar y migrar el archivo de datos de Outlook que contiene tareas, reuniones, calendario y contactos.

3) Organizar y mejorar el uso de Outlook

Combatir la pandemia del Covid-19 es mantener la calma y trabajar desde casa. Trabajar desde casa tiene sus propios desafíos y crecer profesionalmente en momentos como este, requiere que seas un ávido y rápido aprendiz, y lo más importante, que seas autosuficiente para superar obstáculos en las tareas diarias. Haga clic arriba para saltar directamente a trucos simples que pueden aumentar su productividad de Outlook

Errores comunes de Microsoft Outlook y métodos para solucionarlos de forma gratuita

Según una encuesta anónima, al menos el 55% de todos los usuarios de Microsoft Outlook han encontrado errores en un momento u otro. El más molesto de los errores de Outlook o bien le desprovisto de abrir Outlook o dejar de enviar y recibir correos electrónicos.

En la lista se enumeran algunos errores comunes de Outlook junto con diferentes métodos para solucionarlos de forma gratuita

  1. Error de envío de recepción de Outlook
  2. Los correos electrónicos antiguos no aparecen en un equipo diferente
  3. Error no se puede abrir Outlook
  4. Outlook solicita una contraseña cada vez que envía un correo electrónico
  5. Outlook se bloquea a menudo
  6. Error de sincronización de archivos OST

Cómo reparar outlook enviar recibir error?

Error de envío o recepción de Outlook puede producirse debido a diferentes razones. Si ha recibido este error de envío o recepción de Outlook. Así es como tienes que arreglarlo.

  • Compruebe si puede acceder a Internet en su computadora. En la mayoría de los casos, la reparación de Internet corrige automáticamente este error de envío / recepción de Outlook.
  • Elimine todos los correos electrónicos innecesarios y sospechosos de su Outlook. Cualquier correo electrónico sospechoso existente en su bandeja de entrada de Outlook, papelera, promociones y cualquier otra carpeta puede causar este error de 0x80040610 de Outlook.
  • Desinstale el software antivirus y verifique. Puede corregir el error de recepción de envío de Outlook desinstalando o deshabilitando el programa antivirus. Los complementos antivirus de Outlook pueden provocar conflictos directos y detener el proceso de envío y recepción.

Si alguno de estos métodos anteriores no le ayudó a reparar el error de envío / recepción de Outlook. Entonces, el error es causado debido a la corrupción en el archivo PST.

Archivo PST es un archivo de Outlook que contiene todos sus correos electrónicos, contactos, calendarios, notas y muchos más. Cualquier corrupción o daño a este archivo PST también puede causar este error de Outlook. Usted puede reparar fácilmente el archivo PST corrupto en simples clics.

Algunas de las razones comunes que conducen al error de envío o recepción de Outlook son las siguientes:

  • Un error de envío o recepción puede deberse a aplicaciones antivirus.
  • Problema de sincronización.
  • Archivos adjuntos de gran tamaño y muchos más.

¿Por qué mis correos electrónicos de trabajo antiguos no aparecen en otro equipo?

¿Cree que algunos de sus correos electrónicos de Outlook en el escritorio de Office faltan en su computadora portátil o computadora actual que está usando para trabajar desde casa?

En caso afirmativo, entonces, podría ser que la configuración de correo electrónico en su computadora portátil actual y la computadora de Office podría ser diferente.

El método más simple para resolver esta situación es copiar y pegar manualmente el archivo PST desde el ordenador de la oficina a su ordenador portátil actual.

También puede intentar cambiar su perfil de Outlook al protocolo IMAP para habilitar la sincronización de correos electrónicos en el servidor de exchange con los correos electrónicos en Outlook.

Cómo solucionar no se puede abrir el error de Outlook?

Qué hacer si se produce un error de Microsoft Outlook que dice «No se puede iniciar MicrosoftOutlook. No se puede abrir la ventana de Outlook. El conjunto de carpetas no se puede abrir»?

Vamos a averiguar algunas razones comunes que pueden causar que esto no puede iniciar el error de Microsoft Outlook antes de intentar solucionarlo.

¿No se puede abrir Outlook? Puede deberse a:

  1. Daños en el archivo de configuración del panel de navegación.
  2. Una versión obsoleta de Microsoft Outlook.
  3. Archivo de datos de Outlook dañado, etc.

Si no puede abrir Outlook, aquí es cómo probablemente puede solucionarlo:

  1. Restablecer el archivo de configuración del panel de navegación. El panel de navegación se encuentra en el lado izquierdo de la ventana de Outlook, que incluye correos electrónicos, contactos, notas, tareas, calendario, etc.

      1. Cierre Outlook y haga clic en claves Win + R para abrir el cuadro de diálogo Ejecutar.
      2. Escriba o copie y pegue outlook.exe /resetnavpane en el cuadro Abrir y presione ACEPTAR
      3. Reinicie el equipo y, a continuación, abra o inicie Outlook.

    Los pasos anteriores restablecerán el archivo de configuración del panel de navegación de Outlook y, al mismo tiempo, le ayudarán a corregir el error de Outlook que no se puede abrir.

  2. Reparar archivo de datos de Outlook.
  3. Crear un nuevo perfil de Outlook.

Si ninguno de los métodos anteriores le ayudan a reparar este error de Outlook, descargue Remo Repair Outlook PST, que es una herramienta especialmente diseñada para reparar cualquier corrupción de archivos PST, daños y errores como no se puede abrir el error de Outlook.

¿Por qué Outlook solicita una contraseña cada vez que envía un correo electrónico?

Si experimenta un problema en el que se le pide que escriba una contraseña para un correo electrónico que envía cada vez, puede actualizar el perfil de Outlook con sus credenciales para solucionar este problema de Outlook.

  • Inicie Outlook y elija la pestaña Archivo e Información
  • A continuación, elija Configuración de la cuenta y vuelva a seleccionar la opción Configuración de la cuenta.
  • Ahora, elija la pestaña Correo electrónico y, a continuación, haga clic con el botón derecho en su cuenta de correo electrónico que aparece en el cuadro Cuentas de correo electrónico y presione la pestaña Cambiar.
  • En la sección Información de inicio de sesión, escriba su contraseña y active la casilla Recordar contraseña.
  • Ahora, guarde los cambios actualizados que realizó en su perfil y cierre Outlook.

¿Por qué mi Outlook se bloquea a menudo?

¿Su Outlook se bloquea a menudo? ¿Ve que su Outlook se congeló durante el procesamiento o la apertura? A continuación, esto podría deberse a los complementos que usa en su cuenta de Outlook o daños en el perfil de Outlook. Intente deshabilitar los complementos para resolver este error de Outlook.

Esto es lo que debe hacer para deshabilitar los complementos para corregir outlook que se bloquea con frecuencia:

  1. Abra Outlook y haga clic en la pestaña Archivo.
  2. Seleccione Opciones y luego vaya a Complementos y presione el botón Ir.
  3. Ahora desmarque los complementos que están causando este error y reinicie su Outlook.

Cómo reparar el error de sincronización de archivos OST?

Ost es una tabla de almacenamiento sin conexión que permite a los usuarios trabajar sin conexión en Outlook durante problemas de servidor, sin conexión a Internet y muchos más. Al habilitar el modo de intercambio de caché, uno puede redactar fácilmente correos electrónicos, establecer recordatorios, calendario y muchos más, incluso cuando está sin conexión.

Once the internet becomes available, the changes you made to your OST file get synced with the Microsoft exchange server.

However, any failure in synchronization between the OST file and Exchange server can result in missing emails, corruption in data.

Some common reasons for OST file Synchronization error are as follows:

  1. The technical error between Outlook files and Exchange Server connectivity.
  2. Corrupt or damaged OST file.
  3. Email account deleted from the Exchange Server.

Methods to fix Outlook Synchronization issue:

  • The first thing to do after you encounter this Outlook error is to check if you have enabled Use Cached exchange mode. This can cause sync errors
  • Fix Outlook Sync error with the help of the Outlook inbox repair tool.
  • Take a backup of your corrupt OST file and then, delete and recreate OST file to fix the OST file synchronization error.
  • Manually Sync OST file and Exchange server data 
    • Open Microsoft Outlook and go to individual folders like Inbox, Sent, Trash, etc.
    • Now select the Send/Receive tab, and click on the Update Folder option to update the selected folder. 

If none of the methods works for you, then you can convert your corrupt OST to PST file to fix this Outlook sync error.

Utilize Remo Convert OST to PST which is designed with a user-friendly interface to safely convert your corrupt or damaged OST file into healthy PST file. And later, you can import this PST file to access all your emails, contacts, notes, and many more.

Backup Microsoft Outlook

Any Outlook user Working from home during Covid-19 crisis might deal with the following circumstances

  1. Switching to a new work email account. 
  2. Changing your work computer which requires Outlook migration
  3. Transferring all your Outlook emails from a Windows computer to a Mac. 
  4. Maintain a regular backup of all your important Outlook emails and other Outlook items to avoid Outlook errors and data loss risks.

If your requirement matches any of the above cases you can make use of Outlook to export all your Outlook Contacts,  Emails, Calendar, etc. from your existing outlook account to a .pst file format and then, importing it to your destination PC or laptop.

What is a .pst file?

PST file is a personal storage table contains all your Outlook data such as emails, contacts, calendars, notes, etc. Generally, the Microsoft Outlook uses the PST file format to create a back up of your Outlook data.

How to Export & Import /Backup Outlook emails and other attributes from your office desktop to New computer?

This section involves exporting and importing Outlook with two different methods 

  1. Manual Method to Backup Outlook
  2. Backup Outlook using Remo OBM software

Manual Method to Backup Outlook

The manual method involves exporting and importing Outlook

1. How to Export Microsoft Outlook Data?

  1. Open Outlook and select File.
  2. Under the Open & Export option, choose Import/Export.
  3. Select Export to a file and click the Next button.
  4. Choose the Outlook data file (.pst) and click the Next button.
  5. Now, choose the email account to be exported into a PST file format and then, select or tick Include Subfolders checkbox and hit Next.
  6. Browse and enter a file name to save your Outlook data in a location of your choice.
  7. Finally, click OK to export Outlook into the PST file and hit the Finish button.

In this way, you can easily export all your Outlook emails, contacts, calendar, etc.

To transfer it to New computer, copy the exported PST file to an external storage drive like a USB drive or external HDD and paste it to the destination or new computer. And finally, follow the below method of importing your Outlook data.

2. How to Import Outlook to New computer?

Open Outlook in your new computer > select File and click Open & Export > Now choose Import/Export option and then, choose Import from another program or file and hit Next > Select Outlook Data File (.pst) and click Next > Now Browse to the PST file (copied from the old computer) to import emails and other Outlook items and click Next > Finally hit Finish button.

However in-built Microsoft Outlook export and import features are confusing and time-consuming, especially for a novice user. The folders and rules you created to organize your mails also vanish.

Backup Outlook using Remo OBM software

Make use of Remo Outlook Backup and Migrate tool to transfer all our Outlook data such as emails, contacts, calendars, reminders, settings, folder structure, rules, etc. in just simple clicks.

How to Transfer Outlook data using Remo Outlook Backup and Migrate tool?

  1. Launch Remo Outlook Backup and Migrate tool on your old computer and click Backup option from the main screen.
  2. Select the Smart Backup option and click Next and then, select the location to save your Outlook data and click Next to complete exporting.
    Note: Copy the exported Outlook file to an external drive like a USB drive and paste it to the New or destination computer.
  3. Launch Remo Outlook Backup and Migrate tool on your new computer and click Migrate option on the main screen.
  4. Click Browse to select the copied Outlook file to be imported to your new Outlook account and click Next.
  5. Finally, click Next to successfully complete the Migration of your Outlook emails, contacts, calendar, and other Outlook items with rules, folder structure, and many more.

Organize and Enhance Outlook usage

If you are using Outlook to just send and receive emails, you are definitely underutilizing the Outlook application. You are missing out on a lot of features that can make things more convenient and easy for you. From boosting your productivity, work-life balance to making usage effortless, Outlook can be a great work companion.

Make your Outlook more personalized with Rules

Personalizing Outlook with rules helps you stay organized and keeps your up to date for emails you receive under a specific set of rules created. 

Follow the steps to set a rule for your emails:

  1. Open Outlook and click on the Home tab.
  2. Click the Rules option and then, select Manage Rules & Alerts
  3. Ahora, haga clic en la pestaña Nueva regla y mostrará el Asistente para reglas. <img class=»alignnone size-full wp-image-12124 lazy» src=»data:image/svg+xml,%3Csvg%20%20viewBox=’0%200%20433%20535’%3E%3C/svg%3E» data-src=»https://guideintech.com/wp-content/uploads/2021/08/rules.png» alt=»make your Outlook Personalized with Rules» width=»433″ height=»535″ data-srcset=»https://guideintech.com/wp-content/uploads/2021/08/rules.png 433w, https://www.remosoftware.com/info/wp-content/uploads/2020/06/rules-243×300.png 243w» data-sizes=»(max-width: 433px) 100vw, 433px» /> >

Desde este Asistente para reglas, puede organizar sus correos electrónicos, como mover mensajes con palabras particulares a una carpeta específica, mover mensajes recibidos de un remitente específico a una carpeta en particular, etc. También puede configurar un sonido para que se reproduzca en un mensaje recibido de un remitente específico y muchos más.

Nota:Haga clic en el enlace para obtener información completa sobre cómo crear reglas en Outlook para administrar la bandeja de entrada de manera eficiente.

¿Cómo colorear los correos electrónicos de Outlook recibidos de un remitente específico?

Microsoft Outlook ofrece formatos predeterminados específicos para los mensajes que recibe. Por ejemplo, los mensajes no leídos aparecen en negrita, los mensajes no enviados para que aparezcan en cursiva,etc.

Pero, ¿sabes que puedes colorear los correos electrónicos que recibes de personas específicas?

Si no sabe categorizar los correos electrónicos de Outlook por color, siga los pasos para aprender a colorear los correos electrónicos con palabras específicas o una línea de asunto, mensajes de una persona específica, por ejemplo, CEO, gerente, cliente importante, empleados, etc.

  • Abra Outlook 2019 y seleccione la pestaña Ver,
  • Haga clic en Configuración devista y seleccione Formato condicional en la ventana Configuración avanzada de vista.
  • En la ventana Formato condicional, seleccione el botón Agregar. >
  • Cree un nombre para la regla de formato condicional, como Administrador.
  • A continuación, seleccione el botón Fuente. Nota:Ahora puede realizar cambios en la fuente, el estilo de fuente, el tamaño de fuente, agregar color y efectos. >>
  • Haga clic en Aceptar.

Algunos consejos finales:

  1. Comente si encuentra otros errores de Outlook que no se mencionan anteriormente.
  2. Siempre se recomienda tomar una copia de seguridad de todo su Outlook, pero recuerde, la exportación y la importación no puede mover todos los datos de su archivo OST.
  3. Utilice Remo Outlook Backup and Migrate software para hacer copias de seguridad y migrar sus datos de Outlook en solo clics.
  4. Microsoft Outlook viene con características avanzadas como categorizar sus correos electrónicos de Outlook, notas y muchos más, ordenar correos electrónicos de Outlook, colorear correos electrónicos, establecer reglas, etc. Explóelos para que el uso de Outlook sea más eficiente.

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